Fotos von Mitarbeitern und Gästen posten: Bildrechte & DSGVO einfach erklärt

Die Rechtslage in 60 Sekunden

Recht am eigenen Bild

Jede erkennbare Person auf deinem Foto hat Rechte an ihrer Abbildung. „Erkennbar“ heißt nicht nur Gesicht – auch Statur, Tattoos oder Kontext können jemanden identifizierbar machen. Veröffentlichen ohne Zustimmung ist riskant, besonders im kommerziellen Kontext deines Unternehmensprofils.

DSGVO

Ein Foto einer erkennbaren Person ist ein personenbezogenes Datum. Für die Veröffentlichung brauchst du eine Rechtsgrundlage – im Unternehmenskontext ist das praktisch immer die Einwilligung. Und Einwilligungen müssen freiwillig, informiert und nachweisbar sein – und sie können widerrufen werden.

Mitarbeiterfotos: So machst du es richtig

Einwilligung schriftlich einholen

Für Mitarbeiter gilt eine Besonderheit: Im Arbeitsverhältnis besteht ein Machtgefälle, deshalb wird die „Freiwilligkeit“ einer Einwilligung streng gesehen. Praktisch bedeutet das:

• Schriftliche Einwilligung einholen: Ein einfaches Formular reicht. Darin sollte stehen, welche Fotos, welche Kanäle und welcher Zweck gemeint sind.
• Keine Nachteile bei Ablehnung: Kommuniziere klar: Wer nicht aufs Foto will, will nicht aufs Foto.
• Widerruf regeln: Kläre, dass bei Widerruf die künftige Nutzung stoppt; bereits veröffentlichte Posts solltest du dann zeitnah entfernen.

Praktische Formulierung fürs Formular

Ein guter Einwilligungstext nennt: Unternehmen, Zweck (Social-Media-Auftritt), Kanäle (z. B. „unsere Auftritte auf gängigen Social-Media-Plattformen“), Dauer (bis auf Widerruf) und den Hinweis auf das Widerrufsrecht. Einmal sauber aufgesetzt, hält so ein Formular jahrelang.

Beispiel-Einwilligungsformular mit markierten Pflichtbestandteilen

Ausgeschiedene Mitarbeiter

Verlässt jemand das Unternehmen, heißt das nicht automatisch, dass alle Fotos gelöscht werden müssen – aber ein Widerruf wird wahrscheinlicher. Guter Stil und pragmatisch: beim Austritt kurz klären, ob bestehende Posts bleiben dürfen.

Gäste und Kunden: Die heikleren Fälle

Gezielt fotografierte Gäste

Willst du Gäste erkennbar zeigen (das Paar im Gastgarten, die Kundin mit neuer Frisur), gilt: vorher fragen, Antwort dokumentieren. Mündlich fragen und sich das Okay z. B. per kurzer WhatsApp-Nachricht bestätigen lassen ist praxistauglich – Hauptsache nachweisbar.

Menschen zufällig im Hintergrund

Volle Terrasse, belebter Laden: Personen, die nur zufällig und unwesentlich im Hintergrund erscheinen, sind rechtlich weniger kritisch – aber die Grenze ist fließend. Faustregeln:

• Fokus klar auf dein Motiv (Produkt, Raum), Menschen nur beiläufig.
• Niemanden in unvorteilhaften oder privaten Momenten zeigen.
• Im Zweifel: Perspektive wechseln oder Gesichter unkenntlich machen.

Kinder

Bei Minderjährigen brauchst du die Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Für KMU meist die einfachste Regel: Kinder von Gästen grundsätzlich nicht erkennbar posten.

Deine Praxis-Checkliste

1. Einwilligungsformular für alle Mitarbeiter, die auf Fotos erscheinen, einmalig einholen.
2. Bei Gästen: fragen und das Okay dokumentieren.
3. Zufällige Passanten: nur beiläufig zeigen, nie bloßstellend.
4. Kinder: nur mit Einwilligung der Eltern, im Zweifel gar nicht zeigen.
5. Widerrufe ernst nehmen: künftige Nutzung stoppen, veröffentlichte Posts entfernen.
6. Einwilligungen zentral ablegen – ein Ordner reicht.